Als exposant wil je maar één ding: een goed resultaat boeken op de beursvloer. Dat betekent opvallen met een stand die de juiste boodschap uitstraalt, bezoekers trekt en gesprekken oplevert die na de beurs écht wat opleveren. Om dat te realiseren, is een goede voorbereiding essentieel. En het liefst begin je daar ruim op tijd mee. Waarom? Omdat exposanten die vroeg beginnen, simpelweg meer uit hun beursdeelname halen.

Als standbouwer zien wij van dichtbij wat het verschil maakt tussen een ‘last minute’-aanpak en een goed doordachte voorbereiding. Daarom geven we je hier drie goede redenen om ruim van tevoren te starten met de voorbereiding van je beursdeelname.

1 – Vroeg starten = de beste standlocaties kiezen

Wie zich op tijd oriënteert op beurzen, heeft meer keuze. Je kunt niet alleen de beurs kiezen die het beste aansluit bij jouw doelgroep en marketingdoelstellingen, maar ook je plek op de beursvloer veiligstellen. En die plek is belangrijker dan je denkt.

Beurzen werken vaak volgens het principe: wie het eerst komt, die het eerst maalt. De meest aantrekkelijke locaties – denk aan hoekstands, plekken vlakbij ingangen of in drukke looproutes – zijn als eerste vergeven. Een goede locatie betekent meer zichtbaarheid en doorgaans meer bezoekers op je stand. Met een slimme indeling, de juiste standoppervlakte en de juiste plek kun je jouw standconcept veel effectiever inzetten.

Kortom: vroeg boeken = meer invloed op je zichtbaarheid én succes op de beurs.

2 – Vroeg starten = meer tijd voor een impactvolle beursstand

Een beursstand die opvalt, past bij je merk, resultaat oplevert én praktisch is voor je team – dat ontwerp je niet in een week. Een creatief en technisch goed doordacht standconcept kost tijd. En die tijd gun je jezelf door maanden van tevoren te starten.

Denk bijvoorbeeld aan:

• het vertalen van je marketingdoelstellingen naar een creatief concept;
• het kiezen van materialen, kleuren en interactieve onderdelen;
• het ontwikkelen van visuals, content of demo’s voor schermen;
• het regelen van verlichting, AV-apparatuur of andere technische wensen;
• het trainen en voorbereiden van de standbemanning

Daarnaast moet je ook rekening houden met levertijden van materialen, de beschikbaarheid van specialisten én het logistieke proces richting de beurslocatie.

Richtlijn? Start idealiter 6 maanden vóór de beurs met je standontwerp en voorbereiding. Zo hou je ruimte voor feedback, optimalisaties én voorkom je stress of extra kosten door last minute-aanpassingen.

3 – Vroeg starten = tijd voor marketing vóór, tijdens en na de beurs

Een succesvolle beursdeelname draait niet alleen om de stand zelf, maar ook om alles eromheen. Marketing vóór, tijdens en na de beurs maakt het verschil. En daarvoor heb je ook voorbereidingstijd nodig.

Voor de beurs (vanaf 6 tot 9 maanden van tevoren):

• Nodig relaties uit met persoonlijke mailings of social posts;
• Laat via nieuwsbrieven of een persbericht weten dat je aanwezig bent;
• Bedenk een actie om bezoekers te triggeren je stand te bezoeken;
• Plan afspraken in met potentiële klanten of partners.

Tijdens de beurs:

• Zorg voor branded giveaways (wel duurzaam), live demo’s of interactieve elementen;
• Trek aandacht met bijvoorbeeld een game, prijsvraag of live social media-activatie;
• Laat bezoekers direct inschrijven voor je nieuwsbrief of een whitepaper;
• Zorg dat je salesteam goed voorbereid is met een pitch en duidelijke doelen.

Na de beurs:

• Volg leads op met een persoonlijke follow-up;
• Deel updates op social media en bedank bezoekers;
• Analyseer je beursresultaten (ROI) en verzamel inzichten voor je volgende deelname;
• Gebruik feedback voor content: blogposts, klantverhalen, of video’s.

Wie vroeg begint, heeft simpelweg meer mogelijkheden om het maximale uit elke fase te halen.

Begin op tijd en haal méér uit je beursdeelname

Als standbouwer helpen wij exposanten van het begin tot het einde met hun beursdeelname. En keer op keer zien we: bedrijven die ruim van tevoren starten, zijn beter voorbereid, hebben meer controle en boeken betere resultaten. Ze maken gerichtere keuzes, benutten hun budget slimmer én ervaren minder stress.

Dus sta je binnenkort op een beurs? Begin vandaag nog met plannen. Oriënteer je op beurzen en standlocaties, denk na over je doelen en laat je stand ontwerpen met oog voor detail. Wij denken graag met je mee – of je nu al een concreet idee hebt, of alleen nog maar plannen. Samen maken we van jouw beursdeelname een succes. Zonder gedoe, mét resultaat.

Over ons

Wij zijn Expospaces, specialist in duurzame en opvallende beursstands die werken. Met een betrokken aanpak, oog voor detail én een brok aan ervaring helpen wij exposanten om het maximale uit hun beursdeelname te halen – van concept tot oplevering. Ruim op tijd beginnen? Daar helpen we je graag bij.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.